1. Definicje związane z prowadzeniem badania klinicznego:

• Badaniem Klinicznym – jest każde badanie prowadzone z udziałem ludzi w celu odkrycia lub potwierdzenia klinicznych, farmakologicznych, w tym farmakodynamicznych skutków działania jednego lub wielu badanych produktów leczniczych, lub w celu zidentyfikowania działań niepożądanych jednego lub większej liczby badanych produktów leczniczych, lub śledzenia wchłaniania, dystrybucji, metabolizmu i wydalania jednego lub większej liczby badanych produktów leczniczych, mając na względzie ich bezpieczeństwo i skuteczność (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Badaczem – jest lekarz albo lekarz dentysta, jeżeli badanie kliniczne dotyczy stomatologii, albo lekarz weterynarii – w przypadku badania klinicznego weterynaryjnego, posiadający prawo wykonywania zawodu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz odpowiednio wysokie kwalifikacje zawodowe, wiedzę naukową i doświadczenie w pracy z pacjentami, niezbędne do prowadzonego badania klinicznego lub badania klinicznego weterynaryjnego, odpowiedzialny za prowadzenie tych badań w danym ośrodku; jeżeli badanie kliniczne lub badanie kliniczne weterynaryjne prowadzone jest przez zespół osób, badacz wyznaczony przez sponsora, za zgodą kierownika zakładu opieki zdrowotnej, w którym prowadzone jest badanie kliniczne, jest kierownikiem zespołu odpowiedzialnym za prowadzenie tego badania w danym ośrodku (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Sponsorem – jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, odpowiedzialna za podjęcie, prowadzenie i finansowanie badania klinicznego, która ma siedzibę na terytorium jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, jeżeli sponsor nie ma siedziby na terytorium jednego z państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego, może działać wyłącznie przez swojego prawnego przedstawiciela posiadającego siedzibę na tym terytorium (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Badanym produktem leczniczym – jest substancja albo mieszanina substancji, którym nadano postać farmaceutyczną substancji czynnej lub placebo, badana lub wykorzystywana, jako produkt referencyjny w badaniu klinicznym, w tym również produkt już dopuszczony do obrotu, ale stosowany lub przygotowany w sposób odmienny od postaci dopuszczonej do obrotu lub stosowany we wskazaniu nieobjętym pozwoleniem, lub stosowany w celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących postaci już dopuszczonych do obrotu (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Działaniem niepożądanym badanego produktu leczniczego albo badanego produktu leczniczego weterynaryjnego – jest każde niekorzystne i niezamierzone działanie tych produktów, występujące po zastosowaniu jakiejkolwiek dawki tych produktów (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Działaniem niepożądanym produktu leczniczego – jest każde niekorzystne i niezamierzone działanie produktu leczniczego występujące podczas stosowania dawek zalecanych u ludzi w celach profilaktycznych, diagnostycznych, terapeutycznych lub dla modyfikacji funkcji fizjologicznych (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Ciężkim niepożądanym zdarzeniem po użyciu badanego produktu leczniczego albo badanego produktu leczniczego weterynaryjnego – jest zdarzenie, które bez względu na zastosowaną dawkę badanego produktu leczniczego albo badanego produktu leczniczego weterynaryjnego powoduje zgon pacjenta, zagrożenie życia, konieczność hospitalizacji lub jej przedłużenie, trwały lub znaczny uszczerbek na zdrowiu lub jest chorobą, wadą wrodzoną lub uszkodzeniem płodu (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Ciężkim niepożądanym działaniem produktu leczniczego – jest działanie, które bez względu na zastosowaną dawkę produktu leczniczego powoduje zgon pacjenta, zagrożenie życia, konieczność hospitalizacji lub jej przedłużenie, trwały lub znaczny uszczerbek na zdrowiu lub inne działanie produktu leczniczego, które lekarz według swojego stanu wiedzy uzna za ciężkie, lub jest chorobą, wadą wrodzoną lub uszkodzeniem płodu (na podstawie ustawy Prawo Farmaceutyczne, Dz.U z 2017 r., poz. 2217 z późniejszymi zmianami),
• Dobra Praktyka Kliniczna (GCP) – zespół uznawanych przez społeczność międzynarodową wymagań dotyczących etyki i jakości badań naukowych, przy prowadzeniu badań klinicznych gwarantujących ochronę praw, bezpieczeństwo, dobro uczestników tych badań oraz wiarygodność ich wyników (na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 maja 2012 w sprawie szczegółowych wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej, Dz. U. z 2012 r., poz. 489),
• Organizacja prowadząca badanie kliniczne na zlecenie (Clinical Research Organization – CRO) – jest to osoba lub jednostka organizacyjna, której Sponsor zleca wykonanie określonych obowiązków lub zadań związanych z badaniem klinicznym (na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 maja 2012 w sprawie szczegółowych wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej, Dz. U. z 2012 r., poz. 489),
• Protokół badania klinicznego – Protokół, o którym mowa w Rozdziale 4 § 17 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 maja 2012 w sprawie szczegółowych wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej, Dz. U. z 2012 r., poz. 489),
• Broszura badacza – dokument, o którym mowa w Rozdziale 5 § 18 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 maja 2012 w sprawie szczegółowych wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej, Dz. U. z 2012 r., poz. 489),
• Dokumentacja

          Dokumentacja prowadzonego badania dzielona jest na trzy rodzaje:

• Dokumentację źródłową, na którą składa się – dokumentacja indywidualna oraz dokumentacja zbiorcza (na podstawie Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9. listopada 2015 w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania),
• Dokumentację badania – na którą składa się m.in. protokół badania, broszura badania, formularze Świadomej Zgody Pacjenta, kontrakty finansowe, polisę ubezpieczeniową, KRS Sponsora, Karty Obserwacji Klinicznej, zgody i opinie Komisji Bioetycznej oraz Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, życiorysy i inna dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje członków zespołu badawczego, zakresy referencyjne i certyfikaty laboratoryjne, dokumentacja dotycząca produktu badanym (certyfikaty, instrukcja postępowania, formularze rozliczenia produktu badanego)
• Dokumentacja administracyjno – finansowa.

2. Badania kliniczne są prowadzone zgodnie z wymogami Dobrej Praktyki Klinicznej, przepisami prawa farmaceutycznego oraz innymi przepisami prawa polskiego i międzynarodowego, obowiązującego w tym zakresie.
3. Badanie kliniczne przeprowadza się mając na względzie, iż dobro pacjenta jest wartością nadrzędną w stosunku do interesu nauki, z zachowaniem pełnej swobody pacjenta przy podejmowaniu decyzji w zakresie uczestnictwa w badaniu klinicznym oraz zapewnieniu integralności fizycznej i psychicznej, prywatności i ochrony danych osobowych pacjenta.
4. Prowadzenie badania klinicznego przez Badacza nie może w żaden sposób ograniczać lub dezorganizować udzielania świadczeń zdrowotnych na rzecz pacjentów Dolnośląskiego Centrum Onkologii we Wrocławiu (dalej DCO lub Ośrodek) w ramach normalnej, statutowej działalności i zawartych umów o finansowanie świadczeń zdrowotnych ze środków publicznych.

II. PROJEKTOWANIE BADANIA KLINICZNEGO

• Feasibility

1. Współpraca z Dolnośląskim Centrum Onkologii ( dalej DCO) rozpoczyna się na etapie składania oferty na prowadzenie badania klinicznego przez podmiot zainteresowany jego prowadzeniem na terenie DCO.
2. Propozycje należy kierować do Ośrodka Innowacyjnych Terapii na adres e-mail: badaniakliniczne@dco.com.pl
3. Zastępca Dyrektora ds. Lecznictwa Dolnośląskiego Centrum Onkologii podpisuje w imieniu Instytucji Umowę o Zachowaniu Poufności. Umowa ta powinna być przedłożona w języku polskim lub w języku angielskim oraz polskim.
4. Każde zaproponowane badanie jest rozpatrywane pod względem merytorycznym. W wypadku pozytywnej opinii dotyczącej merytorycznej strony projektu, Ośrodek Innowacyjnych Terapii odsyła wypełniony kwestionariusz feasibility.

• Walidacja ośrodka

1. W celu uzgodnienia wizyty walidacyjnej w ośrodku należy kontaktować się z Kierownikiem Ośrodka Terapii Innowacyjnych wysyłając e-mail na adres : badaniakliniczne@dco.com.pl.

• Implementacja badania i Podpisywanie umowy

1. Podstawą prowadzenia badań klinicznych w DCO  jest zawarcie umowy trójstronnej pomiędzy podmiotem występującym o przeprowadzenie badania (Sponsor, CRO), Badaczem i Dolnośląskim Centrum Onkologii we Wrocławiu.
2. Podmiot, który jest zainteresowany zawarciem umowy na badanie kliniczne z DCO, powinien złożyć do Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa. .Wniosek o przeprowadzenie badania klinicznego wraz z wymaganymi załącznikami (w tym projektem umowy) – (Załącznik nr 1)

Wniosek powinien zawierać następujące dokumenty

• Projekt umowy wraz z wypełnionymi załącznikami
• Zobowiązanie do dostarczenia Zgody Centralnej Komisji Bioetycznej na prowadzenie badania w przeciągu trzech dni roboczych od jej otrzymania
• Zobowiązanie do dostarczenia pozwolenia na prowadzenie badania klinicznego wydane przez Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych Produktów Biobójczych w przeciągu trzech dni roboczych od jego otrzymania
• Protokół badania, streszczenie protokołu w języku polskim oraz schemat procedur badania,
• Polisę ubezpieczeniową badania klinicznego spełniającą wymogi Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej sponsora i badacza klinicznego w związku z prowadzeniem badania klinicznego wyrobów,
• Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie starsze niż 6 miesięcy,

Pełnomocnictwa dla osób reprezentujących zlecającego — w przypadku wniosku kierowanego przez osoby niewystępujące w KRS,

3. Tylko zgoda Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa wyrażona na podstawie ww. wniosku upoważnia firmę do żądania wydania niezbędnych dokumentów i  certyfikatów Ośrodka i stanowi podstawę do rozpoczęcia negocjacji dotyczących warunków umowy na przeprowadzenie badania klinicznego.

4. W celu rozpoczęcia negocjacji zainteresowany podmiot przesyła w formie elektronicznej wymienione w punkcie 2 dokumenty na adres e-mail: badaniakliniczne@dco.com.pl .
5. Brak kompletu dokumentacji, o której mowa wyżej, skutkować będzie wezwaniem przez DCO do uzupełnień. Brak uzupełnienia dokumentów będzie traktowany jako brak formalny, co uniemożliwi rozpoczęcie negocjacji, a tym samym podpisanie umowy.
6. Na podstawie przesłanego wniosku i przygotowanego przez OTI wstępnego budżetu badania do pracy przystępuje Zespół ds. Oceny Badania Klinicznego.
7. Zastępca Dyrektora ds. Lecznictwa wydaje ostateczną decyzję dotyczącą prowadzenia badania klinicznego w DCO po zapoznaniu się z opinią Zespołu ds. Oceny Badania Klinicznego.
8. W wypadku wydania przez Zastępcę Dyrektora ds. Lecznictwa pozytywnej decyzji, rozpoczyna się proces negocjacji umowy na prowadzenie badania klinicznego :
9. Uzgadnianie zapisów prawnych, w który to proces ze strony DCO zaangażowany jest Radca Prawny
10. Uzgadnianie budżetu – w tym procesie uczestniczy Kierownik Ośrodka Innowacyjnych Terapii, Specjalista ds. Kontraktów, oraz Badacz.
11. Postępowanie w przedmiocie zawarcia umowy prowadzone jest z zachowaniem formy pisemnej w języku polskim.
12. Po zakończeniu negocjacji zleceniodawca przesyła do DCO ustaloną liczbę egzemplarzy wynegocjowanej umowy min.5.
13. Wszystkie kopie oryginalnych dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania Sponsora.
14. W ciągu 15 dni od dnia otrzymania ww. egzemplarzy umowy jest ona akceptowana i parafowana przez Radcę Prawnego, a następnie przedkładana do podpisu Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa.
15. Podpisane umowy odsyłane są kurierem do zainteresowanego podmiotu na jego koszt.
16. Po przekazaniu Wniosku o przeprowadzenie badania klinicznego Sponsor zobowiązuje się do uiszczenia na konto Ośrodka jednorazowej opłaty manipulacyjnej za czynności administracyjno-prawno-biurowe w wysokości minimum 5000 PLN (netto). Opłata będzie realizowana w ciągu 30 dni od daty rozpatrzenia wniosku na prowadzenie badania w ośrodku.
17. Podmiot po otrzymaniu Zgody Centralnej Komisji Bioetycznej na prowadzenie badania oraz pozwolenia na prowadzenie badania klinicznego wydane przez Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych Produktów Biobójczych przekazuje skan Zgody do Ośrodka Terapii Innowacyjnych na adres : badaniakliniczne@dco.com.pl.
18. W przypadku realizowania badań wymagających uzyskania innych niż ww. zgód na ich prowadzenie Podmiot po ich uzyskaniu przekazuje skan Zgody do Ośrodka Terapii Innowacyjnych na adres : badaniakliniczne@dco.com.pl.
19. Istnieje możliwość aneksowania zapisów umownych na wniosek każdej ze stron – zgodnie z zapisami wynegocjowanej umowy trójstronnej – wówczas  proces podpisywania aneksów do umów następuje w sposób analogiczny do podpisywania umowy.

• REALIZACJA BADANIA KLINICZNEGO

1. Przygotowanie realizacji badania klinicznego rozpoczyna się od otwarcia ośrodka w trakcie wizyty inicjującej badanie.
2. Kierownik Ośrodka Terapii Innowacyjnych jest odpowiedzialny za prawidłową realizację umowy na badania kliniczne ze strony Ośrodka.
3. Wynagrodzenie dla Ośrodka z tytułu badań klinicznych dla Ośrodka  stanowi minimum 30% budżetu przeznaczonego na badanie (po uprzednim  odliczeniu kosztów badań diagnostycznych, laboratoryjnych, kosztów związanych z hospitalizacją pacjenta wymaganych Protokołem Badania).
4. Opłata manipulacyjna ( start-up ) za rozpatrzenie zgłoszenia jest obligatoryjna niezależna od finalnego podpisania umowy i nie podlega zwrotowi. Opłata stanowi rekompensatę kosztów związanych z rozpatrzeniem wniosku na realizację badania klinicznego.
5. Opłata archiwizacyjna, tj. opłata za przechowywanie i archiwizację dokumentacji wynosi minimum 2 000 zł netto i nie podlega zwrotowi.
6. Obowiązki Badacza i Sponsora regulują przepisy prawa, w szczególności Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 11 marca 2005 r. w sprawie szczegółowych wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej (Dz.u. Nr 57, poz.500).
7. Główny Badacz jest odpowiedzialny za prowadzenie i realizację badania.
8. Rekrutacja uczestników badania odbywa się pod nadzorem Badacza. Badacz informuje uczestników badania o prawach pacjenta, jako uczestnikach badania klinicznego, a w szczególności:

• Prawie do pełnej i zrozumiałej informacji na temat badania, możliwych skutkach uczestnictwa w nim i do wyrażenia świadomej pisemnej zgody na uczestnictwo,
• Prawie do cofnięcia tej zgody na każdym etapie uczestnictwa w badaniu bez jakiejkolwiek szkody dla zdrowia bez konieczności uzasadniania,
• Prawie do zwrotu kosztów podróży poniesionych w związku z udziałem w badaniu (pacjenci nie mają prawa do jakiejkolwiek gratyfikacji w związku z udziałem w badaniu).

9. Badacz jest zobowiązany do uzyskania od uczestników badania pisemnej zgody na uczestnictwo w badaniu.
10. Główny Farmaceuta ponosi odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie i ewidencję bezpłatnych dawek produktów leczniczych, przeznaczonych do badania klinicznego.
11. Produkt badany przeznaczony do badania klinicznego wraz z dokumentacją dotyczącą opisu sposobu przechowywania, numeru serii oraz ilości, będzie dostarczony do Apteki Szpitalnej przez Sponsora, gdzie zostanie zewidencjonowany, przechowywany i przygotowywany zgodnie z przepisami Prawa Farmaceutycznego i Protokołem Badania.
12. Apteka zarządza lekiem przeznaczonym do badań klinicznych i przekazuje na podstawie procedury członkowi zespołu badawczego produkt badany, zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem na podstawie pisemnego potwierdzenia odbioru.

• SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZANIE BADANIA KLINICZNEGO

1. Badacz jest zobowiązany do prawidłowego identyfikowania wizyt i hospitalizacji pacjentów w związku z prowadzonym badaniem klinicznym, oznaczania zleceń na badania u pacjentów włączonych do badań klinicznych oraz zleceń leków.
2. Badacz jest zobowiązany do identyfikowania dokumentacji indywidualnej pacjenta uczestniczącego w badaniu.
3. Koordynator badania wraz z Badaczem są zobowiązani do monitorowania stopnia wykonania umowy oraz do przygotowania i przekazania niezwłocznie do Działu Finansowo-Księgowego niezbędnych dokumentów na podstawie których Dział Finansowo- Księgowy wystawia fakturę VAT. Oryginał i kopia wystawionej faktury VAT przekazywana jest do Ośrodka Terapii Innowacyjnych w celu dołączenia jej do dokumentacji badania oraz wysyłki do Sponsora badania klinicznego.

• PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

1. W czasie trwania badania dokumentacja badania przechowywana jest w Ośrodku Terapii Innowacyjnych z zachowaniem pełnego zabezpieczenia.
2. Kierownik Ośrodka Terapii Innowacyjnych przechowuje wszystkie dokumenty związane z umową o przeprowadzenie badania klinicznego
3. Dokumentacja źródłowa pacjentów w trakcie trwania badania klinicznego może znajdować się:

• w Poradni, która jest Ośrodkiem Badawczym
• W Oddziale, który jest Ośrodkiem Badawczym
• Ośrodku Innowacyjnych Terapii.

4. Po zakończeniu badania klinicznego dokumentacja badania zostaje przekazana przez Koordynatora Badania za wnioskiem Głównego Badacza do miejsca archiwum szpitalnego. Okres przechowywania dokumentacji określa umowa na prowadzenie badania klinicznego lub przepisy prawa w tym zakresie.
5. W czasie trwania Badania i po zakończeniu badania:
6. Kierownik Apteki przechowuje – dokumentację związaną z ewidencją produktu badanego, kopie tej dokumentacji przekazuje Koordynatorowi Badań Klinicznych.
7. Ośrodek Terapii Innowacyjnych przechowuje – umowy, polisy, kalkulację badania klinicznego, zgody, opinie Komisji Bioetycznych, protokół badania, KRS, pełnomocnictwa.
8. Pracownik Działu Finansowo-Księgowego przechowuje – dokumentację administracyjno – finansową (faktury, dowody wpłat itp.) – kopie przekazuje Kierownikowi Ośrodka Innowacyjnych Terapii.

• ZAKOŃCZENIE BADANIA

Sponsor zawiadamia Badacza o zakończeniu badania.

1. Niezwłocznie po zakończeniu badania Badacz przedkłada Kierownikowi Ośrodka Terapii Innowacyjnych informację o zakończeniu badania klinicznego oraz przekazuje za jego pośrednictwem Dyrektorowi DCO uzgodnione przez Koordynatora Badania z Głównym Księgowym finansowo – administracyjne, końcowe rozliczenie – zgodnie z Załącznikiem nr 6. Kierownik Ośrodka Terapii Innowacyjnych dołącza informację o możliwości wykupu przekazanego na czas badania sprzętu.
2. Po zakończeniu badania Kierownik Apteki przekazuje kopię ewidencji produktu badanego Kierownikowi Ośrodka Terapii Innowacyjnych .
3. Wizyta zamykająca ośrodek w danym badaniu może się odbyć wyłącznie po przeprowadzeniu finalnego rozliczenia między sponsorem, Instytucją i Badaczem z powiadomieniem i obecnością Zespołu Badawczego.

• PODSUMOWANIE

1. Niezastosowanie się do powyższej Procedury Przeprowadzania Badań Klinicznych będzie skutkowało nie zawarciem umowy, bądź rozwiązaniem umowy na prowadzenie danego badania klinicznego.
2. Traci moc Zarządzenie wewnętrzne Nr 220/2015
3. Niniejsze Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Przepisy prawne:

1. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne ( Dz. U. z 8 stycznia 2015 r, poz. 28 z późn. zm );
2. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 maja 2012 r. w sprawie szczegółowych wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej ,Dz. U. z 2012 r., poz. 489 ),
3. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 30 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobu prowadzenia badań klinicznych z udziałem małoletnich (Dz.U. Nr 104, poz. 1108);
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej sponsora i badacza klinicznego w związku z prowadzeniem badania klinicznego wyrobów

Załączniki:

Wniosek o przeprowadzenie badania klinicznego DCO

Zarządzenie Dyrektora